Datenschutz

Datenschutz für Q4 Cockpit

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Q4 Cockpit verarbeitet — sowohl das Windows-Programm als auch die Bedienoberfläche im Browser unter cockpit.q4m.de. Q4 Cockpit und Q4pilot sind zwei Zugänge zu derselben Anlage: Q4 Cockpit ist der Zugang am Arbeitsplatz, Q4pilot der mobile. Für die App auf iPhone, iPad und Android gilt die Datenschutzerklärung für Q4pilot. Für die Nutzung beider Apps gelten unsere Nutzungsbedingungen, für den Besuch dieser Website zusätzlich die allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung

Q4 media AG
Röntgenstr. 9
66763 Dillingen/Saar, Deutschland
Telefon: +49 6831 76885-0
E-Mail: info@q4m.de

Für die Daten der Beschäftigten ist in aller Regel das Unternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Wenden Sie sich für Auskunft oder Löschung deshalb bitte zuerst an die Ansprechperson in Ihrem Unternehmen — Sie können sich aber auch direkt an uns wenden, wir leiten Ihr Anliegen weiter.

2. Wofür Q4 Cockpit da ist

Q4 Cockpit ist der Arbeitsplatz-Zugang zu einer Telefon- und Kommunikationsanlage, die wir für Ihren Arbeitgeber oder Auftraggeber betreiben. Eine Registrierung gibt es nicht; Zugänge legt die Administration Ihres Unternehmens an. Welche Bausteine freigeschaltet sind, entscheidet Ihr Unternehmen — nicht jede der folgenden Verarbeitungen findet also bei jedem Anschluss statt.

3. Welche Daten verarbeitet werden

  • Kontodaten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Durchwahl, Firmenzugehörigkeit und die freigeschalteten Bausteine. Zweck: Anmeldung und Zuordnung Ihrer Nebenstelle.
  • Verbindungsdaten: Rufnummer der Gegenstelle, Richtung, Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis eines Anrufs. Zweck: Anrufliste, Rückruf und Nachweis der erbrachten Leistung.
  • Erreichbarkeit und Präsenz: ob eine Nebenstelle frei, besetzt oder abgemeldet ist, gesetzte Umleitungen und Statusangaben. Zweck: Anrufe im Team sinnvoll verteilen. Diese Anzeige ist kein Instrument zur Leistungskontrolle; ob und wie Auswertungen zulässig sind, entscheidet Ihr Unternehmen im Rahmen des Betriebsverfassungsrechts.
  • Nachrichten: Inhalte und Metadaten interner Nachrichten. Ist der WhatsApp-Baustein gebucht, werden ein- und ausgehende Nachrichten zusätzlich über die Systeme von Meta übertragen (siehe Nummer 6).
  • Kontakte, Kalender und Aufgaben: sofern diese Bausteine gebucht sind, die dort gespeicherten Einträge einschließlich Teilnehmerangaben.
  • Gesprächsinhalte: Sprache wird verschlüsselt übertragen und nicht gespeichert. Eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn Ihr Unternehmen sie beauftragt und aktiviert hat; welche Regelung für Ihren Anschluss gilt, zeigt das Programm unter „Einstellungen → Version & Konto" an.
  • Sprachnachrichten: Aufnahmen auf dem Anrufbeantworter samt Absender und Zeitpunkt.
  • Türsprechstellen: Klingelt jemand, ruft das Programm das Kamerabild der Sprechstelle ab, solange der Anruf läuft. Das Bild wird angezeigt, nicht gespeichert. Für den Betrieb der Kamera selbst ist der Anlagenbetreiber verantwortlich.
  • Gebäudetechnik und Energiedaten: sofern gebucht, Zustände und Messwerte angebundener Anlagen. Diese sind gebäude-, nicht personenbezogen; ein Personenbezug kann im Einzelfall über Nutzungszeiten entstehen.
  • Fehlermeldungen: Senden Sie über die eingebaute Rückmeldefunktion einen Hinweis, übertragen wir Ihre Angaben, technische Eckdaten und — nur wenn Sie das auslösen — ein Bildschirmfoto an unser Ticketsystem. Prüfen Sie das Bild bitte vorher auf sichtbare Inhalte Dritter.

Nicht verarbeitet werden: Standortdaten, Werbekennungen sowie Nutzungs- oder Diagnosestatistiken. Es findet kein Tracking statt, weder für eigene noch für fremde Werbung; Analyse- oder Werbebausteine sind nicht eingebunden. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

4. Was auf Ihrem Rechner gespeichert wird

  • Einstellungen der Oberfläche (Ansicht, Fenstergrößen, Melodien, Anrufmarkierungen) im lokalen Speicher des Browsers beziehungsweise der Programmhülle.
  • Anmeldung: ein Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung aufrechterhält.
  • Protokolldatei des Windows-Programms unter %LOCALAPPDATA%\de.q4m.cockpit\logs\ mit technischen Ereignissen zu Telefonie und Headset (Zeitpunkte, Rufnummern bei Klick-zum-Wählen, Gerätemeldungen). Gesprächsinhalte enthält sie nicht. Sie bleibt auf Ihrem Rechner und wird nur übertragen, wenn Sie sie uns für eine Fehlersuche schicken.
  • Windows-Einträge: die Registrierung als Telefon-App für tel:-Links und — falls Sie den Autostart einschalten — ein Eintrag, der das Programm beim Anmelden startet. Beides liegt im Benutzerbereich der Registrierung und lässt sich in den Einstellungen wieder abschalten.
  • Zwischenspeicher der Anzeigekomponente (Microsoft Edge WebView2), die Windows für die Darstellung verwendet.

5. Geräteberechtigungen

  • Mikrofon: zwingend für das Telefonieren.
  • Mitteilungen: für eingehende und verpasste Anrufe sowie Nachrichten.
  • Kamera: nur, wenn Sie einen Anmelde-QR-Code scannen. Das Bild wird ausschließlich im Gerät ausgewertet und nicht übertragen.
  • USB-Headset: das Programm liest Tastendrücke Ihres Telefonie-Headsets und setzt dessen Leuchtanzeigen. Andere Geräte werden nicht angesprochen.

6. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb erforderlich ist. Eingebunden sind je nach gebuchtem Umfang:

  • Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Rechenzentren in Deutschland und Finnland) — Betrieb unserer Server. Auftragsverarbeitung, ausschließlich EU.
  • Telefonie-Vorleistungsanbieter für die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Übermittelt werden die für die Vermittlung erforderlichen Verbindungsdaten.
  • Anthropic PBC (USA) — Sprachmodelle für KI-Funktionen wie Gesprächsnotizen, Zusammenfassungen und Textvorschläge, sofern gebucht. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Aufgabe nötigen Inhalte.
  • Deepgram, Inc. (USA) — Umwandlung von Sprache in Text, sofern Transkription oder KI-Telefonassistenz gebucht ist.
  • ElevenLabs, Inc. (USA) — künstliche Sprachausgabe, sofern eine KI-Telefonassistenz gebucht ist.
  • Meta Platforms Ireland Ltd. — nur bei gebuchtem WhatsApp-Baustein, für Zustellung und Empfang der Nachrichten über die WhatsApp Business Platform. Für die Verarbeitung durch Meta gelten zusätzlich deren eigene Bestimmungen.

Übermittlung in die USA: Für die oben genannten Anbieter außerhalb der EU stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen, soweit nicht ohnehin ein Angemessenheitsbeschluss greift. Trotz dieser Maßnahmen lässt sich ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausschließen. Ihr Unternehmen kann KI-Funktionen abbestellen; dann findet die zugehörige Übermittlung nicht statt.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses und des Vertrags mit Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung unseres berechtigten Interesses am sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Anlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie — bei Aufzeichnungen von Gesprächen — auf Grundlage der Einwilligung der Beteiligten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Verhältnis zu Ihrem Unternehmen handeln wir weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO.

8. Wo die Daten liegen und wie lange

Konto-, Verbindungs- und Inhaltsdaten liegen auf unseren Servern in Deutschland und Finnland innerhalb der EU.

  • Verbindungsdaten (Anrufliste): in der Voreinstellung 90 Tage, sofern Ihr Unternehmen keine andere Aufbewahrung vereinbart hat.
  • Sprachnachrichten: bis Sie sie löschen, längstens entsprechend der mit Ihrem Unternehmen vereinbarten Frist.
  • Gesprächsaufzeichnungen: nur bei beauftragter Aufzeichnung, für die mit Ihrem Unternehmen vereinbarte Dauer.
  • Nachrichten, Kalender- und Aufgabeneinträge: bis zur Löschung durch die Nutzer oder das Unternehmen.
  • Kontodaten: für die Dauer des Zugangs; danach Löschung oder Sperrung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
  • Örtliche Protokolldatei: bleibt auf Ihrem Rechner, bis sie überschrieben oder gelöscht wird.

9. Zugang und Daten löschen

Da Zugänge nicht in der Anwendung entstehen, können sie dort auch nicht selbst gelöscht werden. Wenden Sie sich zur Löschung an die Administration Ihres Unternehmens oder schreiben Sie uns an info@q4m.de; wir setzen die Löschung nach Bestätigung durch das Unternehmen um. Die örtlichen Daten entfernen Sie, indem Sie das Programm deinstallieren und den Ordner %LOCALAPPDATA%\de.q4m.cockpit löschen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken
www.datenschutz.saarland.de

11. Kontakt

Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter info@q4m.de oder telefonisch unter +49 6831 76885-0.

Stand: 02.09.2026